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09
Okt

Datenschutz verbesserte Betriebsorganisation

Christine konnte ihre Verärgerung über die neue Grundverordnung im Datenschutz nur kurz zurückhalten. Dann wetterte sie los und ich erkannte sie kaum wieder. Wir hatten uns vor einigen Jahren bei der Einführung eines Qualitätsmanagement-Systems kennengelernt und den Kontakt beibehalten. Jetzt schimpfte sie über Bürokratie, Kosten und die Schwierigkeiten, die sie mit dieser neuen Regelung hatte.

Christine ist die perfekte Gastgeberin eines Golfhotels. Das 4-Sterne Haus mit gehobener Gastronomie und Wellness-Bereich hat umfangreiche Daten über seine Gäste. Als es um die Umsetzung der neuen Datenschutzgrundverordnung ging, hatte sie zunächst eine Mitarbeiterin für diese Aufgabe ausgewählt. Bald musste Christine jedoch feststellen, dass sie damit überfordert war, da sie zusätzlich noch andere verantwortungsvolle Aufgaben innehatte. Die Direktorin war zunächst ratlos, bis ich ihr das Angebot machte, die Funktion des Datenschutzbeauftragten als externer zu übernehmen. Ich erläuterte ihr die Vorgehensweise und nachdem sie meinen Vertrag geprüft hatte, viel die Entscheidung sehr schnell.

Die Mitarbeiterin wurde Datenschutzkoordinatorin und wir gründeten ein Datenschutzteam. Gemeinsam passten wir das von mir gelieferter Datenschutzkonzept an und setzen es jetzt Zug um Zug um. Schon bald spürte ich die Erleichterung bei allen. Christine konnte mittlerweile auch den Sinn der DSGVO und den Nutzen für das Hotel erkennen. Nach einem halben Jahr und einigen Meetings war das Projekt abgeschlossen. Der Datenschutz hatte sein negatives Image verloren und die Mitarbeiter haben auch persönlich profitiert. Jetzt treffen wir uns regelmäßig und aktualisieren das System. Im Projektverlauf erkannten Christine und ihr Team Mängel in der Kommunikation und der Organisation. Mit klaren Strukturen, einigen einfachen Regeln und der Klärung von Verantwortlichkeiten haben wir über den Datenschutz hinaus für eine Verbesserung einiger Betriebsabläufe gesorgt.

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