Whistleblower-Richtlinie

Gesetzliche Verpflichtung zur Whistleblower-Richtlinie - Hinweisgeberschutzrichtlinie

Das Hinweisgeberschutzgesetz verpflichtet Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeitern ab dem 17.12.2023 zur Einrichtung einer internen Meldestelle. In § 7 Abs. 3 HinSchG heißt es „Beschäftigungsgeber, die nach § 12 Absatz 1 und 3 zur Einrichtung interner Meldestellen verpflichtet sind, sollen Anreize dafür schaffen, dass sich hinweisgebende Personen vor einer Meldung an eine externe Meldestelle zunächst an die jeweilige interne Meldestelle wenden.

Meine Kompetenz

Als zertifizierter Datenschutzbeauftragter, öffentlich bestellter, vereidigter Sachverständiger der IHK Koblenz und mit meiner 30-jährigen Berufserfahrung in der Beratung biete ich alle Vorausetzungen, um diese Aufgabe zu übernehmen.

Gerne unterstützen ich Sie bei dem Aufbau und Betrieb einer vertraulich zu organisierenden Meldestelle für Beschwerden von Personen (Whistleblower), die auf Risiken in Ihrem Unternehmen hinweisen wollen.

Vertrauliche und Anonyme Meldungen: Ihr Weg zur sicheren Hinweisabgabe

Bei der Entscheidung, wohin sie Ihren Hinweis richten möchten, legen viele Whistleblower besonderen Wert auf maximale Vertraulichkeit oder sogar Anonymität. Diese Wahl kann zwischen der internen Meldestelle des Arbeitgebers und einer externen Meldestelle, wie beispielsweise dem Bundesamt für Justiz, liegen. Hier können Meldungen sogar vollständig anonym eingereicht werden.

Nutzen Sie Ihre Zeit besser und lagern Sie Ihre Meldestelle an mich aus.

Um einen sinnvollen Weg für alle Beteiligten zu gewährleisten, biete ich meinen Kunden die Auslagerung der internen Meldestelle an. Ich betreibe deren Meldestelle unabhängig und weisungsfrei. Selbst bei nicht anonym eingehenden Meldungen stelle ich sicher, dass die Identität der Hinweisgeber geschützt wird. Ich unterstütze verschiedene Meldekanäle, einschließlich anonymer Hinweise. Ich gewährleiste eine sichere, anonyme Kommunikation mit den Hinweisgebern. Sicherheit, Respekt und Vertraulichkeit stehen für mich an erster Stelle.

Kosten der Meldestelle für die Whistleblower-Richtlinie - Hinweisgeberschutzrichtlinie

Die Kosten beziehen sich auf die einmalige Einrichtungsgebühr (500,00 €), die Monatsgebühr zum Betrieb der Meldestelle in Höhe von 200,00 € und jeweils 80,00 € für die Bearbeitung von eingehenden Meldungen. Sollte eine weitergehende Nachverfolgung erforderlich sein, wird diese mit 120,00 € pro Stunde berechnet. Alle Preisangaben verstehen sich zzgl. der gesetzlichen MwSt.

Ich übernehme nur Aufträge von Unternehmen mit bis zu 250 Mitarbeitern.

Vorgehensweise bei Meldungen von einem Whistleblower

Die Bearbeitung eines Hinweises gem. Whistleblower-Richtlinie - Hinweisgeberschutzrichtlinie erfolgt nach einem festgelegten Verfahren:

1. Eingang eines Hinweises schriftlich, elektronisch, telefonisch oder persönlich in meinen Büroräumen. Eine anonyme Einrichtung über das Mobiltelefon ist auch möglich.
2. Versand einer individuellen Eingangsbestätigung (nicht automatisiert).
3. Prüfung, ob der Hinweis dem gesetzlichen Anwendungsbereich §§ 1 und 2 HinSchG entspricht.
4. Kontaktaufnahme mit dem Hinweisgeber, sofern weitere Informationen benötigt werden.
5. Plausibilitätsprüfung, Prüfung, ob der Sachverhalt plausibel ist, Nachverfolgung des Hinweises, ggfls. Kostenklärung und Bitte um Vorschuss
6. Einleitung von Folgemaßnahmen, wie Untersuchungen beim Arbeitgeber, Beratung des Hinweisgebers, Abgabe des Verfahrens
7. Rückmeldung an den Hinweisgeber
8. Abrechnung des Meldefalls

Die Anforderungen an die "interne Meldestelle"

Eine Meldestelle muss gesetzlich vorgeschriebene Anforderungen erfüllen, um als soche fungieren zu können. Dazu gehören:

Zugriffsbeschränkung: Die Meldekanäle müssen sicherstellen, dass nur autorisierte Personen, die für die Entgegennahme und Bearbeitung von Meldungen zuständig sind, zu den eingehenden Meldungen haben.

Technische Ausgestaltung: Die technische Umsetzung des internen Meldekanals muss den Anforderungen an den Zugriffsschutz gerecht werden.

Meldungsformate: Interne Meldekanäle müssen sowohl mündliche als auch schriftliche Meldungen ermöglichen. Mündliche Meldungen können telefonisch oder durch andere Sprachübermittlungsmethoden erfolgen.

Persönliche Zusammenkunft: Auf Anfrage des Hinweisgebers muss die Möglichkeit einer persönlichen Zusammenkunft mit einer dafür zuständigen Person der internen Meldestelle innerhalb einer angemessenen Zeit gewährleistet sein.

Vertraulichkeit: Besonderes Augenmerk gilt dem Schutz der Vertraulichkeit der Identität des Hinweisgebers. Die Akzeptanz des Hinweisgeberverfahrens hängt von einem effektiven Schutz der Identität des Hinweisgebers und aller betroffenen Personen ab. Nur Personen, die direkt mit der Bearbeitung einer Meldung betraut sind, dürfen die Identität kennen. Informationen über die Identität dürfen nur in Ausnahmefällen, beispielsweise in Strafverfahren auf Anfrage der Strafverfolgungsbehörden, herausgegeben werden.

Ich versichere, all diese Anforderungen zu erüllen.

Es liegt in Ihrer Hand als Verantwortlicher eines Unternehmens und ist eine große Chance, über eine interne Meldestelle Hinweise von einem Whistleblower zu erhalten, bevor Dritte involviert werden.